1. Thời gian có chứng chỉ sau khi thi
Công bố kết quả thi: Theo thông báo của UFM, kết quả kỳ thi VSTEP sẽ được công bố chậm nhất 7 ngày sau khi kết thúc kỳ thi. Thí sinh có thể tra cứu kết quả trên website Trung tâm hoặc nhận thông báo qua email/Zalo (nếu trung tâm có gửi).
Cấp phát chứng chỉ: Chứng chỉ VSTEP (bản cứng) sẽ được cấp chậm nhất 15 ngày kể từ ngày công bố kết quả thi. Trên thực tế, thường sau khoảng 1–2 tuần sau khi có kết quả, Trung tâm sẽ có chứng chỉ để phát cho thí sinh. Ví dụ: kỳ thi ngày 14/9/2025 được công nhận kết quả ngày 17/9, thì từ ngày 24/9/2025 Trung tâm đã bắt đầu phát chứng chỉ cho thí sinh.
Thông báo nhận chứng chỉ: Trung tâm Ngoại ngữ – Tin học UFM sẽ ra thông báo chính thức về lịch và thời gian nhận chứng chỉ trên các kênh thông tin của trường (website Trung tâm, có thể cả fanpage). Thông báo này thường liệt kê cụ thể thời gian, địa điểm nhận chứng chỉ cho từng đợt thi. Thí sinh cần theo dõi website (mục Kết quả thi/Thông báo) hoặc fanpage của Trung tâm để biết khi nào có thể nhận chứng chỉ. (Trong thông báo số 147/TB-NNTH, nhà trường gửi thông báo đến “Thí sinh” và đăng trên Website, do đó thí sinh sẽ biết thông tin qua các kênh này). Nếu cần, thí sinh cũng có thể liên hệ trực tiếp Trung tâm qua hotline để hỏi về thời gian có chứng chỉ.
2. Hình thức và địa điểm nhận chứng chỉ
Nhận trực tiếp tại trường: Thí sinh sẽ đến nhận chứng chỉ trực tiếp tại Trung tâm Ngoại ngữ – Tin học UFM. Địa điểm cụ thể là Phòng D.002, Trường ĐH Tài chính – Marketing, số 778 Nguyễn Kiệm, Phường 4 (Phường Đức Nhuận), Quận Phú Nhuận, TP. HCM. Đây là trụ sở chính của Trung tâm – nơi cấp phát chứng chỉ.
Thời gian nhận: Trung tâm thường quy định khung thời gian nhận trong thông báo. Ví dụ, với đợt thi 14/9/2025, thí sinh được nhận chứng chỉ từ ngày 24/9 đến 10/10/2025, trong giờ hành chính (8h00 – 11h30 và 13h30 – 17h00, từ thứ 2 đến thứ 6). Lưu ý Trung tâm không làm việc ngày Thứ 7, Chủ nhật và các ngày lễ, nên sẽ không phát chứng chỉ ngoài khung giờ hành chính này.
Liên hệ trước khi đến: Để việc nhận chứng chỉ thuận tiện, Trung tâm lưu ý thí sinh nên liên hệ trước qua số hotline 0989.409.347 để được hỗ trợ trước khi đến nhận. Việc này giúp Trung tâm kiểm tra và chuẩn bị chứng chỉ, tránh trường hợp thí sinh đến khi chứng chỉ chưa sẵn sàng.
Nhận qua bưu điện: Hiện tại, UFM không công bố dịch vụ gửi chứng chỉ VSTEP qua bưu điện trong các thông báo chính thức. Thông thường, thí sinh phải tự đến nhận hoặc ủy quyền cho người khác nhận (xem mục 4). Nếu thí sinh ở xa và có nguyện vọng nhận qua bưu điện, cần chủ động liên hệ Trung tâm để hỏi về khả năng hỗ trợ đặc biệt. Tuy nhiên, theo quy định chung, Trung tâm ưu tiên phát chứng chỉ trực tiếp để đảm bảo chứng chỉ đến tay thí sinh an toàn và đúng quy trình.
3. Giấy tờ và thủ tục cần thiết khi nhận chứng chỉ
Khi đến nhận chứng chỉ, thí sinh phải mang theo giấy tờ tùy thân bản gốc (loại giấy tờ đã dùng khi đăng ký dự thi). Cụ thể có thể là Căn cước công dân (CCCD), Chứng minh nhân dân (CMND) hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực. Đây là yêu cầu bắt buộc để đối chiếu danh tính và ký nhận chứng chỉ.
Không cần mang biên lai lệ phí: Trung tâm không yêu cầu xuất trình biên lai đóng lệ phí thi khi nhận chứng chỉ. Thí sinh chỉ cần giấy tờ tùy thân để xác minh. (Lệ phí thi đã được xác nhận từ trước khi thi, do đó khi phát chứng chỉ, Trung tâm chỉ kiểm tra danh tính thí sinh).
Thủ tục nhận: Tại phòng cấp phát chứng chỉ, thí sinh sẽ xuất trình giấy tờ tùy thân gốc cho cán bộ phụ trách. Cán bộ sẽ kiểm tra thông tin (họ tên, ngày sinh, số CCCD/CMND/Hộ chiếu phải trùng khớp với thông tin đã đăng ký thi). Sau đó thí sinh ký xác nhận và nhận trực tiếp bản gốc chứng chỉ VSTEP. Toàn bộ quy trình diễn ra nhanh chóng nếu thông tin hợp lệ.
4. Ủy quyền cho người khác nhận hộ chứng chỉ
Được phép nhận hộ: Nếu thí sinh không thể trực tiếp đến nhận chứng chỉ, có thể nhờ người khác nhận thay. Tuy nhiên, thủ tục ủy quyền phải tuân thủ chặt chẽ theo quy định của Trung tâm để đảm bảo tính bảo mật và hợp lệ.
Giấy ủy quyền: Thí sinh cần chuẩn bị Giấy ủy quyền nhận chứng chỉ (theo mẫu quy định của Trung tâm). Mẫu giấy ủy quyền này có thể tải từ website Trung tâm (mục Biểu mẫu VSTEP). Nội dung giấy ủy quyền gồm thông tin của người ủy quyền (thí sinh) và người được ủy quyền, thông tin về kỳ thi, chứng chỉ, v.v.
Xác nhận công chứng: Giấy ủy quyền phải được công chứng hoặc chứng thực bởi cơ quan có thẩm quyền (UBND phường/xã hoặc Phòng công chứng) và phải có chữ ký của cả người ủy quyền và người được ủy quyền. Đây là yêu cầu bắt buộc để giấy ủy quyền có hiệu lực pháp lý.
Giấy tờ của người được ủy quyền: Người đi nhận hộ cần mang theo đầy đủ: Bản chính giấy tờ tùy thân của mình (CCCD/CMND/Hộ chiếu) để đối chiếu khi nhận, 01 bản photo CCCD/Hộ chiếu của người ủy quyền (thí sinh), và 01 bản photo CCCD/Hộ chiếu của chính người được ủy quyền. Những bản photo này Trung tâm sẽ giữ lại để lưu hồ sơ.
Khi đến nhận, người được ủy quyền xuất trình giấy ủy quyền đã công chứng cùng các giấy tờ nêu trên. Cán bộ Trung tâm sẽ kiểm tra tính hợp lệ trước khi phát chứng chỉ. Lưu ý: nếu thiếu bất kỳ giấy tờ nào (ví dụ thiếu công chứng hoặc thiếu bản photo), Trung tâm sẽ không chấp nhận việc nhận hộ. Do đó, thí sinh cần chuẩn bị hồ sơ ủy quyền thật đầy đủ.
5. Xử lý trường hợp mất chứng chỉ
Không cấp lại bản chính: Theo quy định của UFM, nhà trường không cấp lại bản chính chứng chỉ VSTEP nếu thí sinh làm mất. Chứng chỉ VSTEP chỉ được cấp một lần duy nhất dưới dạng bản gốc. Vì vậy, việc bảo quản chứng chỉ gốc là hết sức quan trọng.
Sao y và chứng thực: Để phòng trường hợp thất lạc, thí sinh nên photocopy và công chứng nhiều bản sao của chứng chỉ ngay sau khi nhận. Các bản sao công chứng này có giá trị pháp lý tương đương bản chính trong hầu hết các hồ sơ, thủ tục. Trung tâm khuyến nghị thí sinh sử dụng bản sao công chứng khi nộp cho các đơn vị (xét tốt nghiệp, hồ sơ xin việc, v.v.) và giữ gìn bản gốc cẩn thận.
Nếu đã mất chứng chỉ: Trong trường hợp đáng tiếc bị mất, UFM không cấp lại chứng chỉ VSTEP mới cho thí sinh. Thí sinh có thể sử dụng các bản sao công chứng đã chuẩn bị từ trước cho các công việc cần thiết. Nếu chưa có bản sao, thí sinh có thể liên hệ Trung tâm để xin xác nhận kết quả thi (nếu trung tâm hỗ trợ xác nhận), hoặc buộc phải thi lại để được cấp chứng chỉ mới. Tuy nhiên, cách duy nhất để có một chứng chỉ VSTEP bản gốc khác là đăng ký thi lại kỳ thi VSTEP khác, do chứng chỉ gốc không được cấp lại.
