Thời gian và địa điểm nhận chứng chỉ
Thời gian cấp chứng chỉ: Thông thường, chứng chỉ VSTEP được cấp trong vòng 7 ngày làm việc kể từ ngày công bố kết quả thi. Điều này có nghĩa là khoảng 1–2 tuần sau khi biết điểm, chứng chỉ sẽ sẵn sàng để nhận. (Theo kế hoạch chính thức, chứng chỉ được hoàn tất chậm nhất 4 tuần sau ngày thi, nhưng thực tế thường sớm hơn – khoảng 7–10 ngày sau khi có kết quả).
Thông báo nhận chứng chỉ: Nhà trường sẽ gửi email thông báo cho thí sinh về thời gian và địa điểm cụ thể để đến nhận chứng chỉ (sử dụng địa chỉ email thí sinh đã đăng ký). Đồng thời, thí sinh nên theo dõi website kỳ thi VSTEP của HCMUE để cập nhật thông báo phát chứng chỉ. Ví dụ, khoảng 3–4 tuần sau ngày thi, trường sẽ đăng thông báo trên cổng thông tin VSTEP về lịch phát chứng chỉ.
Địa điểm nhận: Thí sinh nhận chứng chỉ trực tiếp tại Trung tâm Ngoại ngữ Trường ĐH Sư phạm TP.HCM (cơ sở 280 An Dương Vương, Quận 5). Cụ thể, theo hướng dẫn mới nhất, hãy đến Phòng Ghi danh, Chi nhánh 1 của Trung tâm Ngoại ngữ (ở mặt tiền cơ sở 280 An Dương Vương, gần góc đường Nguyễn Văn Cừ). Đây là nơi trường bố trí phát chứng chỉ VSTEP cho thí sinh. (Lưu ý: Trước đây, một số thông báo hướng dẫn thí sinh đến phòng B.602 tại cơ sở này để nhận chứng chỉ. Hiện nay phòng Ghi danh (tầng trệt) được sử dụng để thuận tiện cho việc trao chứng chỉ.)
Giờ làm việc: Việc nhận chứng chỉ được tiến hành trong giờ hành chính các ngày trong tuần (từ Thứ Hai đến Thứ Sáu). Thông thường buổi sáng khoảng 8h00–11h30 và buổi chiều 13h30–16h30. Thí sinh nên đến trong khung giờ này; ngoài giờ hành chính, văn phòng có thể không làm việc. (Nếu thí sinh ở xa và không thể đến vào ngày thường, hãy liên hệ trước với Trung tâm để được hướng dẫn. Trường từng tổ chức buổi phát chứng chỉ bổ sung vào một số Chủ Nhật nhất định cho thí sinh đặc biệt, nhưng cần theo dõi thông báo để biết lịch cụ thể.)
Giấy tờ cần thiết khi nhận
Khi đến nhận chứng chỉ VSTEP tại HCMUE, thí sinh cần mang theo các giấy tờ sau:
Giấy tờ tùy thân: Bản gốc giấy tờ tùy thân đã dùng khi đăng ký thi, như CMND/CCCD hoặc Hộ chiếu (còn hiệu lực). Nhà trường sẽ đối chiếu thông tin trên chứng chỉ với giấy tờ của bạn trước khi trao chứng chỉ. (Lưu ý: Nếu thí sinh đã chuyển sang thẻ căn cước mới khác số so với khi đăng ký, nên mang theo cả giấy tờ cũ hoặc giấy xác nhận để đối chiếu). Trường hợp thí sinh không có bản giấy, ứng dụng định danh điện tử VNeID mức 2 (có xác thực) cũng được chấp nhận để chứng minh nhân thân.
Phiếu dự thi hoặc thông báo kết quả: Nếu có phiếu dự thi, biên nhận hồ sơ, hoặc email thông báo kết quả thi, nên mang theo (để đối chiếu khi cần). Thông thường, nhân viên sẽ tìm tên bạn trong danh sách cấp chứng chỉ, nhưng việc có phiếu báo danh hoặc thông báo kết quả sẽ giúp xác nhận nhanh thông tin (không bắt buộc nhưng rất hữu ích).
Lệ phí: Không cần mang lệ phí khi nhận chứng chỉ. Trường ĐHSP TP.HCM không thu thêm phí cấp chứng chỉ; chi phí này đã nằm trong lệ phí thi mà thí sinh đóng ban đầu. Bạn chỉ đến nhận mà không phải đóng khoản tiền nào.
Các giấy tờ khác: Nếu bạn thuộc diện được cơ quan cử đi thi (ví dụ giáo viên được Sở GD&ĐT cử), hãy mang theo giấy tờ liên quan (nếu Sở yêu cầu) – thông thường trong trường hợp này, chứng chỉ có thể được trả về cơ quan cử đi thi theo kế hoạch riêng. Đối với thí sinh tự do, chỉ cần giấy tờ cá nhân như trên là đủ.
(Khi đến nhận, bạn sẽ ký xác nhận đã nhận chứng chỉ. Do đó, hãy kiểm tra kỹ thông tin cá nhân trên chứng chỉ trước khi ký nhận.)
Biểu mẫu cần chuẩn bị (nếu có)
Trường hợp thí sinh tự đến nhận: Không cần điền bất kỳ biểu mẫu nào trước. Mọi thủ tục xác nhận sẽ được thực hiện tại chỗ (ký nhận vào danh sách hoặc sổ cấp chứng chỉ do nhà trường chuẩn bị). Bạn chỉ cần mang giấy tờ tùy thân như đã liệt kê.
Trường hợp ủy quyền cho người khác nhận thay: Cần chuẩn bị Giấy ủy quyền (theo hướng dẫn bên dưới). Đây là biểu mẫu duy nhất có thể cần đến nếu không trực tiếp đi nhận. Nhà trường không ban hành sẵn mẫu cố định cho giấy ủy quyền, nhưng bạn có thể tự soạn một văn bản đảm bảo đủ các nội dung theo quy định pháp luật (thông tin người ủy quyền và người được ủy quyền, nội dung ủy quyền nhận chứng chỉ, lý do ủy quyền, chữ ký...) và được chứng thực hợp lệ. Nên làm giấy ủy quyền có xác nhận của cơ quan địa phương hoặc phòng công chứng để đáp ứng yêu cầu “đúng quy định của Luật Dân sự” mà nhà trường đề ra. (Tham khảo thêm phần ủy quyền bên dưới.)
Ngoài giấy ủy quyền (nếu có), không có biểu mẫu nào khác như đơn xin nhận muộn hay phiếu yêu cầu riêng; quy trình nhận khá đơn giản khi bạn đã xuất trình đúng giấy tờ.
Nhận chứng chỉ thay thí sinh (ủy quyền)
Nếu thí sinh không thể trực tiếp đến nhận và muốn nhờ người khác nhận hộ, được phép ủy quyền theo quy định. Để nhận chứng chỉ thay, người được ủy quyền cần chuẩn bị và xuất trình những giấy tờ sau:
Giấy ủy quyền hợp lệ: Văn bản ủy quyền phải được lập đúng quy cách theo quy định pháp luật. Cụ thể, giấy ủy quyền cần nêu rõ: thông tin người ủy quyền (thí sinh) và người được ủy quyền (người đi nhận thay), nội dung ủy quyền là nhận chứng chỉ VSTEP, ngày tháng lập giấy... Giấy ủy quyền phải có chữ ký của người ủy quyền, và nên được chứng thực bởi địa phương hoặc công chứng để có hiệu lực pháp lý. Trường ĐHSP TP.HCM yêu cầu giấy ủy quyền “đúng theo quy định của Luật Dân sự”, do đó tốt nhất nên có dấu xác nhận của chính quyền hoặc công chứng. (Nếu bạn không kịp công chứng, một số trường hợp giấy ủy quyền có chữ ký hai bên kèm bản sao giấy tờ vẫn có thể được chấp nhận, nhưng để đảm bảo, hãy thực hiện chứng thực nếu có thể.)
CMND/CCCD/Hộ chiếu của người được ủy quyền: Khi đến nhận thay, người nhận thay phải xuất trình bản gốc giấy tờ tùy thân của chính mình để đối chiếu. Điều này nhằm đảm bảo người đến nhận đúng là người được ủy quyền trong giấy.
Bản sao giấy tờ của thí sinh: Nên mang theo bản photocopy CMND/CCCD (hoặc giấy tờ tùy thân) của thí sinh để kèm cùng giấy ủy quyền. Mặc dù trên giấy ủy quyền đã có thông tin, việc có bản sao CMND/CCCD của người ủy quyền sẽ giúp nhà trường lưu hồ sơ và đối chiếu nếu cần. Một số nơi yêu cầu bản sao có công chứng của cả hai bên kèm giấy ủy quyền; do đó bạn nên chuẩn bị sẵn (dù HCMUE không nêu rõ, nhưng đây là thủ tục an toàn).
Thông tin bổ sung: Người đi nhận thay nên biết các thông tin cơ bản của thí sinh (họ tên, ngày thi, số báo danh hoặc kết quả) để cung cấp khi được hỏi. Thông thường, nếu giấy ủy quyền hợp lệ và giấy tờ đầy đủ, nhà trường sẽ trao chứng chỉ và yêu cầu người nhận ký nhận thay vào sổ.
Lưu ý: Khi đã ủy quyền và nhận chứng chỉ xong, mọi quyền lợi và trách nhiệm đối với chứng chỉ sẽ được xem như đã chuyển cho thí sinh. Hai bên tự thỏa thuận việc bảo quản, giao lại chứng chỉ sau đó. Nhà trường chỉ trao chứng chỉ một lần duy nhất. Vì vậy, hãy chọn người nhận thay uy tín và giấy tờ phải chính xác, hợp lệ để tránh bị từ chối trao chứng chỉ.
Thời hạn lưu giữ chứng chỉ tại trường
Trong trường hợp thí sinh chưa thể đến nhận chứng chỉ ngay, nhà trường sẽ lưu giữ chứng chỉ cho thí sinh trong thời gian chờ. Hiện tại không có thông báo giới hạn thời gian cụ thể buộc thí sinh phải đến nhận ngay; chứng chỉ sẽ được Trung tâm Ngoại ngữ HCMUE bảo quản cẩn thận cho đến khi thí sinh nhận. Theo quy định quản lý văn bằng, nhà trường có trách nhiệm bảo quản văn bằng, chứng chỉ của thí sinh chưa đến nhận.
Tuy nhiên, thí sinh nên thu xếp nhận chứng chỉ sớm sau khi có thông báo (tốt nhất trong vòng vài tháng đầu). Việc lấy sớm giúp bạn có giấy tờ phục vụ cho công việc/học tập kịp thời và tránh các rủi ro thất lạc. Nếu để quá lâu (ví dụ vài năm chưa đến nhận), thí sinh nên chủ động liên hệ trước với Trung tâm để xác nhận chứng chỉ vẫn còn lưu và cập nhật thủ tục nhận. Trường hợp thí sinh có lý do đặc biệt (đi nước ngoài, công tác xa…), có thể nhờ người thân nhận thay như hướng dẫn trên hoặc liên hệ nhà trường để được hỗ trợ.
Tóm lại, HCMUE sẽ giữ chứng chỉ cho đến khi thí sinh nhận, nhưng hãy chủ động nhận sớm nhất có thể. Chứng chỉ VSTEP là văn bằng quan trọng và nhà trường chỉ cấp một bản gốc duy nhất, sẽ không cấp lại nếu bị thất lạc; do đó, việc nhận và giữ gìn sớm nằm trong quyền lợi của thí sinh.
Lệ phí nhận chứng chỉ
Nhà trường không thu thêm lệ phí khi trả chứng chỉ. Lệ phí thi đã bao gồm chi phí cấp chứng chỉ, vì vậy khi đến nhận, thí sinh chỉ cần mang giấy tờ, không phải đóng bất kỳ khoản phí nào.
(Lưu ý: Nếu thí sinh yêu cầu các dịch vụ khác như phúc khảo kết quả thi hoặc cấp giấy xác nhận tạm thời, có thể sẽ có phí riêng, nhưng việc nhận chứng chỉ chính thức thì miễn phí. Phí phúc khảo VSTEP tại HCMUE hiện là 100.000đ/kỹ năng, chỉ áp dụng nếu bạn muốn phúc khảo điểm, không liên quan đến việc nhận chứng chỉ.)
Trong trường hợp thí sinh nhờ gửi chứng chỉ qua bưu điện (ví dụ ở quá xa không có người nhận thay), cần trao đổi trực tiếp với Trung tâm. Thông thường, HCMUE không gửi chứng chỉ qua bưu điện do lo ngại rủi ro thất lạc; thí sinh nên đến nhận trực tiếp hoặc ủy quyền cho người tin cậy.
Các lưu ý quan trọng khác
Kiểm tra thông tin trên chứng chỉ: Ngay khi nhận chứng chỉ, kiểm tra kỹ các thông tin cá nhân trên chứng chỉ (họ tên, ngày sinh, số CMND/CCCD nếu có, hạng mức trình độ...). Nếu phát hiện sai sót hoặc bất thường (ví dụ tên bị sai chính tả, ngày sinh không đúng), hãy báo ngay cho cán bộ phụ trách tại chỗ. Nhà trường sẽ hướng dẫn quy trình cải chính hoặc cấp lại nếu lỗi do in sai. Việc kiểm tra tại chỗ rất quan trọng vì sau khi rời khỏi trường, việc sửa chữa sẽ phức tạp hơn.
Giá trị và thời hạn của chứng chỉ: Chứng chỉ VSTEP do HCMUE cấp không ghi thời hạn sử dụng trên văn bằng. Về nguyên tắc, chứng chỉ này có giá trị lâu dài, không tự động hết hạn sau một khoảng thời gian cố định. Thực tế, chứng chỉ VSTEP được coi là có giá trị vĩnh viễn trong đa số trường hợp. (Chỉ một số cơ quan đặc thù, như chương trình cao học, yêu cầu chứng chỉ tiếng Anh trong vòng 1–2 năm gần nhất, nhưng đó là yêu cầu riêng của đơn vị sử dụng, không phải hạn ghi trên chứng chỉ). Do đó, thí sinh có thể yên tâm sử dụng chứng chỉ VSTEP bất kỳ lúc nào sau khi được cấp, nếu đơn vị yêu cầu chấp nhận. Đây là ưu điểm lớn của chứng chỉ VSTEP so với IELTS/TOEIC (vốn có hạn 2 năm).
Phạm vi công nhận: Chứng chỉ VSTEP do Hiệu trưởng Trường ĐH Sư phạm TP.HCM ký và cấp, nằm trong hệ thống văn bằng quốc gia, có giá trị toàn quốc. HCMUE là một trong các đơn vị được Bộ GD&ĐT ủy quyền tổ chức kỳ thi và cấp chứng chỉ tiếng Anh theo Khung 6 bậc quốc gia, nên chứng chỉ được các cơ quan, trường học chấp nhận rộng rãi (trong phạm vi yêu cầu tương ứng của từng nơi). Thí sinh đạt chứng chỉ VSTEP tại HCMUE hoàn toàn đủ điều kiện minh chứng năng lực ngoại ngữ B1/B2/C1 cho mục đích tốt nghiệp đại học, thi công chức, tuyển dụng, hoặc học cao học tùy theo bậc đạt được.
Tra cứu và bảo quản chứng chỉ: Sau khi nhận chứng chỉ, thí sinh nên photo công chứng 1–2 bản để sử dụng khi nộp hồ sơ (tránh phải mang bản gốc đi nhiều nơi). Đồng thời, HCMUE có cung cấp cổng tra cứu trực tuyến để xác thực thông tin chứng chỉ (phòng trường hợp đơn vị sử dụng muốn kiểm tra độ xác thực). Thí sinh có thể vào trang tra cứu chứng chỉ của trường và nhập số hiệu để kiểm tra. Cụ thể, truy cập tracuu.hcmue.edu.vn/ccta, sau đó nhập số vào sổ (số hiệu) của chứng chỉ theo hướng dẫn để xem thông tin xác thực. Hệ thống này sẽ hiển thị họ tên, ngày sinh, bậc đạt được... đúng như trên chứng chỉ, giúp đối chiếu tính hợp lệ. Đây là một tiện ích hữu ích của HCMUE nhằm tránh tình trạng giả mạo chứng chỉ.
Nếu làm mất chứng chỉ: Như đã lưu ý, chứng chỉ chỉ cấp một lần bản gốc. Trong trường hợp bị mất hoặc hư hỏng nặng, thí sinh cần liên hệ Phòng Khảo thí hoặc Trung tâm Ngoại ngữ HCMUE để được hướng dẫn. Thông thường, trường sẽ không cấp lại bản gốc thứ hai. Thay vào đó, có thể được cấp một Giấy xác nhận kết quả thi hoặc bản sao chứng chỉ (nếu quy định cho phép) với thủ tục riêng và có thể mất phí. Do đó, hãy bảo quản cẩn thận chứng chỉ của mình: để trong bìa nhựa cứng, tránh nơi ẩm ướt, chụp ảnh hoặc scan lưu trữ đề phòng trường hợp cần thiết.
Thông tin liên hệ: Nếu cần hỗ trợ thêm về việc nhận chứng chỉ, thí sinh có thể liên hệ trực tiếp Trung tâm Ngoại ngữ – Trường ĐH Sư phạm TP.HCM (cơ sở 280 An Dương Vương, Q.5). Số điện thoại văn phòng trung tâm (nếu có trên thông báo) hoặc fanpage chính thức của Trung tâm sẽ cung cấp thông tin kịp thời. Ngoài ra, Phòng Khảo thí & Đảm bảo Chất lượng của trường cũng có thể giải đáp thắc mắc liên quan đến chứng chỉ. Khi liên hệ, nhớ cung cấp họ tên, số CMND/CCCD, đợt thi và yêu cầu cụ thể để được hỗ trợ nhanh nhất.
Tóm lại: Để nhận chứng chỉ VSTEP tại HCMUE, thí sinh cần đến đúng thời gian và địa điểm do trường thông báo (thường khoảng 1–2 tuần sau khi có kết quả, tại Trung tâm Ngoại ngữ của trường ở 280 An Dương Vương). Hãy mang theo giấy tờ tùy thân gốc; nếu ủy quyền người khác thì chuẩn bị giấy ủy quyền hợp lệ và CMND/CCCD của người nhận thay. Trường sẽ lưu giữ chứng chỉ đến khi bạn nhận, không thu phí khi cấp phát. Chú ý kiểm tra kỹ thông tin, bảo quản chứng chỉ cẩn thận và nắm rõ giá trị lâu dài của chứng chỉ. Mọi thắc mắc nên chủ động liên hệ nhà trường để được hướng dẫn chi tiết và chính xác nhất. Chúc bạn nhận chứng chỉ thuận lợi và sử dụng hiệu quả!
