- Thời gian có chứng chỉ sau kỳ thi
- Thông báo và cách theo dõi lịch phát chứng chỉ
- Địa điểm nhận chứng chỉ (cơ sở, tầng, giờ làm việc)
- Giấy tờ cần mang theo khi nhận chứng chỉ
- Thủ tục nhận hộ chứng chỉ (ủy quyền)
- Hạn chót nhận chứng chỉ và chính sách quá hạn
- Cách xử lý khi chứng chỉ bị sai thông tin
- Cách xin cấp lại bản sao chứng chỉ khi làm mất bản gốc
Thời gian có chứng chỉ sau kỳ thi
Theo thông báo của Trung tâm Ngoại ngữ – Tin học (FLIC) thuộc HUB, chứng chỉ VSTEP sẽ được cấp khoảng 3–4 tuần sau khi công bố kết quả thi. Kết quả thi thường có sau 3–5 ngày kể từ ngày thi, được đăng trên cổng thông tin VSTEP của trường, và chứng chỉ sẽ sẵn sàng sau khoảng 1 tháng kể từ khi có kết quả. (Thời gian cụ thể có thể thay đổi tùy vào tiến độ xử lý chứng chỉ mỗi kỳ thi.)
Thông báo và cách theo dõi lịch phát chứng chỉ
Sau khi có kết quả và chứng chỉ được in, Hội đồng thi/Trung tâm FLIC sẽ ra “Thông báo lịch phát chứng chỉ” trên website chính thức. Thí sinh nên thường xuyên theo dõi mục Thông báo VSTEP trên cổng thông tin FLIC (www.flic.edu.vn) để biết khi nào chứng chỉ của kỳ thi mình sẵn sàng. Mỗi khóa thi đều có thông báo riêng (ví dụ: “Thông báo lịch phát chứng chỉ tiếng Anh… – Khóa thi ngày …”) trên website. Ngoài ra, FLIC còn cung cấp hotline (090 990 1277) và kênh Zalo để hỗ trợ thí sinh; bạn có thể liên hệ hotline hoặc tham gia nhóm Zalo của trung tâm để cập nhật thông tin phát chứng chỉ kịp thời.
Lưu ý: Thí sinh thuộc HUB thường được khuyến cáo tham gia nhóm Zalo thông báo kỳ thi ngay từ khi đăng ký dự thi để nhận mọi thông tin quan trọng (lịch thi, kết quả, lịch nhận chứng chỉ) nhanh chóng.
Địa điểm nhận chứng chỉ (cơ sở, tầng, giờ làm việc)
Chứng chỉ VSTEP được nhận trực tiếp tại văn phòng Trung tâm Ngoại ngữ – Tin học (FLIC) của HUB. Trung tâm có hai cơ sở tại TP.HCM:
Cơ sở Quận 1: Số 36 Tôn Thất Đạm (cổng phụ: 39 Hàm Nghi), P. Sài Gòn, Quận 1, TP.HCM. Đây là trụ sở chính tại trung tâm thành phố.
Cơ sở Thủ Đức: Số 56 Hoàng Diệu 2, P. Linh Chiểu (Thủ Đức), TP.HCM. Đây là cơ sở trong khuôn viên trường chính. Văn phòng Trung tâm FLIC tại cơ sở Thủ Đức nằm ở lầu 6, tòa nhà điều hành của trường.
Thí sinh có thể nhận chứng chỉ tại một trong hai cơ sở trên – thông thường địa điểm cụ thể sẽ được nêu trong thông báo phát chứng chỉ của từng đợt thi.
Giờ làm việc: Văn phòng Trung tâm FLIC làm việc trong giờ hành chính (thứ Hai đến thứ Sáu). Để thuận tiện cho thí sinh, việc phát chứng chỉ thường được bố trí vào cố định hai buổi mỗi tuần: sáng Thứ Ba (7h30 – 11h00) hoặc chiều Thứ Năm (13h30 – 17h00) hàng tuần. Thí sinh nên đến đúng khung giờ được thông báo (ví dụ trong thông báo sẽ ghi rõ ngày giờ cụ thể) để nhận chứng chỉ. Nếu cần nhận ngoài các khung giờ trên, hãy liên hệ trước với trung tâm để được hỗ trợ.
Lưu ý: Nên kiểm tra kỹ địa điểm được ghi trong thông báo. Hiện tại, cơ sở Quận 1 (36 Tôn Thất Đạm/39 Hàm Nghi) thường là nơi tiếp nhận thí sinh bên ngoài đến nhận chứng chỉ, trong khi cơ sở Thủ Đức thuận tiện cho sinh viên HUB. Bạn có thể gọi hotline để xác nhận cơ sở nhận cho chắc chắn.
Giấy tờ cần mang theo khi nhận chứng chỉ
Khi đi nhận chứng chỉ VSTEP, thí sinh bắt buộc phải mang theo giấy tờ tùy thân bản gốc để đối chiếu. Cụ thể: Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân (CMND/CCCD) hoặc hộ chiếu bản gốc (loại giấy tờ tùy thân trùng khớp với thông tin đã đăng ký khi thi).
Ngoài ra, thí sinh nên mang theo Phiếu báo dự thi (hoặc biên lai, phiếu thu lệ phí nếu được cấp khi đăng ký) để tiện cho việc kiểm tra đối chứng thông tin khi nhận chứng chỉ. Thông thường, trung tâm sẽ đối chiếu tên tuổi, ảnh trên CMND/CCCD với hồ sơ thi trước khi trao chứng chỉ, nên giấy tờ tùy thân gốc là quan trọng nhất.
Lệ phí khi nhận chứng chỉ: Hiện tại, nhà trường không thu thêm lệ phí cấp chứng chỉ – lệ phí thi đã bao gồm việc cấp chứng chỉ cho thí sinh đạt yêu cầu. Do đó, thí sinh đến nhận đúng hạn sẽ không phải đóng thêm phí. (Trường hợp nhận muộn quá hạn có thể phát sinh “phí lưu kho” – xem mục quá hạn bên dưới.)
Thủ tục nhận hộ chứng chỉ (ủy quyền)
Trường hợp thí sinh không thể trực tiếp đến nhận chứng chỉ và muốn nhờ người khác nhận hộ, cần làm thủ tục ủy quyền đúng quy định. Cụ thể:
Giấy ủy quyền hợp lệ: Thí sinh phải chuẩn bị giấy ủy quyền ghi rõ thông tin người ủy quyền và người được ủy quyền. Giấy ủy quyền này phải có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền – có thể chứng thực tại UBND phường/xã hoặc tại phòng công chứng.
CMND/CCCD của các bên: Khi đến nhận hộ, người được ủy quyền cần mang bản photo công chứng CMND/CCCD (hoặc hộ chiếu) của thí sinh (người ủy quyền) và giấy tờ tùy thân bản gốc + bản photo công chứng của chính mình (người được ủy quyền) để đối chiếu.
Khi nhận hộ, người được ủy quyền xuất trình giấy ủy quyền đã công chứng/xác nhận cùng các giấy tờ nêu trên cho cán bộ phát chứng chỉ. Nếu hồ sơ hợp lệ, trung tâm sẽ trao chứng chỉ. Lưu ý: Quy trình này nhằm đảm bảo chứng chỉ chỉ được trao cho đúng người hoặc người được ủy quyền hợp pháp, nên giấy ủy quyền phải có công chứng/xác nhận, chữ ký và đóng dấu hợp lệ.
Hạn chót nhận chứng chỉ và chính sách quá hạn
Thời hạn nhận chứng chỉ: Sau khi có thông báo phát chứng chỉ, thí sinh được quy định phải đến nhận chứng chỉ trong vòng 60 ngày (khoảng 2 tháng) kể từ ngày thông báo. Đây được xem như hạn chót nhận chứng chỉ trong đợt phát hành thông thường. Thí sinh nên thu xếp nhận chứng chỉ càng sớm càng tốt trong khoảng thời gian này.
Xử lý quá hạn: Nếu quá 60 ngày kể từ ngày có thông báo mà thí sinh chưa đến nhận, nhà trường sẽ không tiếp tục giữ chứng chỉ để phát liên tục hàng ngày. Thay vào đó:
Chỉ phát vào một ngày cố định mỗi tuần: Sau thời hạn 60 ngày, trường sẽ chỉ giải quyết phát chứng chỉ vào ngày Thứ Tư hàng tuần. Thí sinh đến trễ có thể phải chờ đến thứ Tư gần nhất để nhận.
Không chịu trách nhiệm về rủi ro: Nhà trường không chịu trách nhiệm nếu chứng chỉ bị thất lạc hoặc hư hỏng trong thời gian lưu kho (do thí sinh để quá hạn). Điều này có nghĩa là nếu để quá lâu không nhận, thí sinh tự chịu rủi ro nếu chứng chỉ bị ảnh hưởng.
Phí lưu kho: Trong trường hợp thí sinh đến nhận sau 60 ngày, sẽ phải nộp một khoản “phí lưu kho” theo quy định của trường. (Đây là khoản phí phạt do lưu trữ chứng chỉ quá thời hạn, mức phí cụ thể thường được niêm yết tại trung tâm – thí sinh có thể hỏi trước khi đến nếu đã quá hạn.)
Tóm lại, hãy cố gắng nhận chứng chỉ trong thời hạn 60 ngày sau thông báo. Nếu có lý do đặc biệt khiến bạn không thể nhận đúng hạn, nên liên hệ báo trước với trung tâm để được hướng dẫn, tránh để quá hạn gây phiền phức và tốn phí.
Cách xử lý khi chứng chỉ bị sai thông tin
Khi nhận chứng chỉ, thí sinh cần kiểm tra ngay các thông tin cá nhân trên chứng chỉ (họ tên, ngày sinh, số CMND/CCCD, hạng/bậc trình độ, v.v.). Nếu phát hiện bất cứ sai sót nào trên chứng chỉ, cần báo ngay cho Trung tâm FLIC để được xử lý kịp thời.
Cách thức phản hồi: Thí sinh có thể liên hệ trực tiếp văn phòng Trung tâm hoặc gọi hotline 090 990 1277 để thông báo về lỗi thông tin. Cung cấp rõ họ tên, ngày thi, số báo danh/chứng chỉ và lỗi phát hiện để trung tâm kiểm tra đối chiếu. Thường nhà trường sẽ yêu cầu bạn nộp lại chứng chỉ sai để tiến hành đính chính hoặc cấp lại chứng chỉ chỉnh sửa.
Chính sách chỉnh sửa: Nếu lỗi sai do phía nhà trường (ví dụ in sai do lỗi kỹ thuật), việc chỉnh sửa sẽ được thực hiện miễn phí cho thí sinh. Trường hợp thông tin sai do thí sinh cung cấp sai từ đầu (ví dụ viết sai tên khi đăng ký), bạn vẫn nên báo sớm – trung tâm sẽ hướng dẫn thủ tục điều chỉnh, có thể cần viết đơn đề nghị chỉnh sửa và có thể sẽ mất một khoản phí nhỏ cho việc in lại chứng chỉ. Thời gian cấp lại chứng chỉ chỉnh sửa tùy thuộc vào quy trình của trường, thường vài tuần.
Tóm lại, ngay khi phát hiện sai sót, hãy chủ động liên hệ FLIC càng sớm càng tốt để đảm bảo chứng chỉ của bạn được chỉnh đúng và có hiệu lực sử dụng. Đừng sử dụng chứng chỉ có sai sót, vì thông tin không trùng khớp có thể khiến chứng chỉ bị từ chối bởi nơi yêu cầu.
Cách xin cấp lại bản sao chứng chỉ khi làm mất bản gốc
Văn bằng, chứng chỉ bản gốc chỉ được cấp một lần duy nhất. Theo quy định của Bộ GD&ĐT, nếu làm mất bản gốc chứng chỉ VSTEP (do lỗi cá nhân), sẽ không được cấp lại bản chính nữa. Thay vào đó, thí sinh có quyền xin cấp bản sao chứng chỉ từ sổ gốc lưu tại đơn vị đã cấp chứng chỉ. Bản sao chứng chỉ (có chữ ký xác nhận của trường và đóng dấu) có giá trị pháp lý tương đương bản chính trong hầu hết các giao dịch.
Thủ tục xin cấp bản sao: Thí sinh cần liên hệ Trung tâm FLIC (HUB) – nơi đã tổ chức kỳ thi và cấp chứng chỉ cho mình – để làm thủ tục cấp bản sao. Các bước thường gồm:
Viết đơn đề nghị cấp bản sao chứng chỉ: Điền các thông tin cá nhân, thông tin kỳ thi (ngày thi, số báo danh, trình độ đạt được) vào mẫu đơn xin cấp bản sao chứng chỉ. (Có thể xin mẫu đơn trực tiếp tại trung tâm hoặc tải từ website nếu có.)
Nộp đơn và hồ sơ: Nộp đơn kèm theo bản photo CMND/CCCD, ảnh thẻ (nếu được yêu cầu) và các giấy tờ liên quan khác theo hướng dẫn của trung tâm. Nếu không trực tiếp đi nộp được, có thể ủy quyền cho người khác nộp hoặc gửi hồ sơ qua đường bưu điện tới trung tâm.
Nộp lệ phí cấp bản sao: Việc cấp bản sao từ sổ gốc thường có một khoản lệ phí (theo quy định chung của Bộ, lệ phí này thường không lớn, ví dụ vài chục nghìn đồng một bản sao). Hỏi trung tâm để biết chính xác mức phí và cách nộp (trực tiếp hoặc chuyển khoản).
Nhận bản sao chứng chỉ: Sau khi nhận hồ sơ hợp lệ, trung tâm sẽ trích xuất thông tin từ sổ gốc và cấp bản sao chứng chỉ cho bạn. Không hạn chế số lượng bản sao; bạn có thể yêu cầu cấp nhiều bản sao nếu cần dùng cho nhiều nơi. Thời gian nhận bản sao có thể trong ngày hoặc vài ngày tùy quy trình – hỏi rõ khi nộp đơn.
Lưu ý: Bản sao chứng chỉ sẽ ghi rõ là “bản sao từ sổ gốc” và có chữ ký, dấu đỏ của trường, giá trị pháp lý tương đương bản gốc. Khi đã mất bản chính, hãy giữ gìn các bản sao cẩn thận; nếu cần thêm bản sao trong tương lai, bạn vẫn có thể tiếp tục đề nghị cấp lại (không giới hạn số lần). Trong mọi trường hợp, không ai được cấp lại bản gốc lần thứ hai, do đó việc bảo quản chứng chỉ gốc ngay khi nhận là rất quan trọng.
