Thời gian nhận chứng chỉ
Sau khi hoàn thành kỳ thi VSTEP tại Trường Đại học Cần Thơ, thí sinh sẽ được Trung tâm Đánh giá Năng lực Ngoại ngữ (ĐH Cần Thơ) thông báo thời gian bắt đầu trả chứng chỉ cho từng đợt thi cụ thể. Thông thường, chứng chỉ được phát khoảng 2–3 tuần sau ngày thi. Ví dụ, đối với kỳ thi ngày 10–12/10/2025, Trung tâm thông báo bắt đầu phát chứng chỉ từ 8h00 ngày 28/10/2025, vào các ngày làm việc (thứ Hai đến thứ Sáu, trừ thứ Bảy, Chủ nhật và ngày lễ). Trong những ngày phát chứng chỉ ban đầu này, giờ phát chứng chỉ thường là buổi sáng từ 8h00 đến 10h30 và buổi chiều từ 14h00 đến 16h30.
Nếu quá thời gian phát chứng chỉ theo thông báo mà thí sinh chưa đến nhận, Trung tâm vẫn tạo điều kiện để thí sinh nhận chứng chỉ vào các ngày cố định hàng tuần. Cụ thể, thí sinh có thể đến nhận vào sáng thứ Ba hàng tuần (7h30 – 11h00) hoặc chiều thứ Năm hàng tuần (13h30 – 17h00). Việc duy trì lịch nhận chứng chỉ cố định này giúp những thí sinh chưa kịp đến trong đợt phát chính vẫn có thể nhận chứng chỉ sau đó.
Địa điểm nhận chứng chỉ
Thí sinh nhận chứng chỉ trực tiếp tại Văn phòng Trung tâm Đánh giá Năng lực Ngoại ngữ, Trường Đại học Cần Thơ, địa chỉ: Lầu 6, Nhà Điều hành, Khu II, Trường ĐH Cần Thơ, đường 3/2, phường Xuân Khánh, quận Ninh Kiều, TP. Cần Thơ. Đây là địa điểm tập trung tổ chức các kỳ thi VSTEP và cũng là nơi trả chứng chỉ sau khi có kết quả. Khi đến nhận, thí sinh nên thông báo ngày thi và số báo danh của mình để cán bộ Trung tâm tra cứu và phát chứng chỉ nhanh chóng, tránh mất thời gian chờ đợi.
Hồ sơ, giấy tờ cần mang theo khi nhận
Khi đến nhận chứng chỉ, thí sinh cần mang đầy đủ giấy tờ tùy thân và phiếu dự thi theo yêu cầu. Cụ thể:
Phiếu báo dự thi (bản điện tử được Trung tâm gửi qua email, in ra hoặc hiển thị trên điện thoại). Phiếu này giúp xác nhận thông tin thí sinh và đối chiếu kết quả kỳ thi.
Giấy tờ tùy thân bản gốc có ảnh – chẳng hạn Chứng minh nhân dân (CMND) hoặc Căn cước công dân (CCCD), hộ chiếu hoặc giấy phép lái xe – trùng khớp với thông tin đã dùng khi đăng ký dự thi. Cán bộ phụ trách sẽ kiểm tra giấy tờ này để xác minh danh tính trước khi trao chứng chỉ.
Thí sinh lưu ý mang bản gốc các giấy tờ trên để đối chiếu. Trường hợp thông tin trên giấy tờ tùy thân không trùng với hồ sơ đăng ký (ví dụ CMND cũ vs. CCCD mới), nên mang theo giấy tờ liên quan (như giấy xác nhận đổi số CCCD) để việc xác minh được thuận lợi.
Quy trình nhận chứng chỉ trực tiếp
Quy trình nhận chứng chỉ trực tiếp tại Trung tâm khá đơn giản và không cần đăng ký trước. Thí sinh chỉ cần đến đúng địa điểm, trong khung giờ đã thông báo (hoặc các khung giờ cố định hàng tuần nếu qua đợt đầu) mang theo đầy đủ giấy tờ như nêu trên. Tại văn phòng Trung tâm, thí sinh xuất trình giấy tờ tùy thân và phiếu báo dự thi cho cán bộ phụ trách. Sau khi kiểm tra danh tính và đối chiếu thông tin, cán bộ sẽ tiến hành tra cứu và trao chứng chỉ cho thí sinh. Thí sinh có thể sẽ ký xác nhận vào sổ bàn giao chứng chỉ. Toàn bộ quá trình diễn ra nhanh chóng nếu hồ sơ đầy đủ và thông tin khớp đúng.
Lưu ý rằng chứng chỉ chỉ được cấp một bản gốc duy nhất cho mỗi thí sinh. Do đó, khi nhận, thí sinh nên kiểm tra kỹ thông tin trên chứng chỉ (họ tên, ngày sinh, hạng/bậc đạt được, v.v.). Nếu phát hiện có sai sót về thông tin cá nhân trên chứng chỉ, cần phản hồi ngay với Trung tâm để được hướng dẫn điều chỉnh.
Thủ tục nhận chứng chỉ qua đường bưu điện
Trong trường hợp thí sinh ở xa hoặc không thể đến trực tiếp để nhận chứng chỉ, Trung tâm ĐGNLNN ĐH Cần Thơ có hỗ trợ dịch vụ gửi chứng chỉ qua đường bưu điện. Thủ tục đăng ký nhận chứng chỉ qua bưu điện như sau:
Điền phiếu đăng ký nhận chứng chỉ qua bưu điện: Thí sinh tải mẫu “Phiếu đăng ký nhận chứng chỉ qua đường bưu điện” (có trên website Trung tâm) và điền đầy đủ các thông tin yêu cầu. Trên phiếu, thí sinh cần dán 01 ảnh 4x6 (giống ảnh đã nộp khi thi) và ký tên xác nhận. Các thông tin quan trọng bao gồm họ tên, số CCCD/CMND, khóa thi (ngày thi), số báo danh, địa chỉ nhận thư chi tiết và số điện thoại liên lạc của thí sinh. Việc cung cấp địa chỉ và số điện thoại chính xác rất quan trọng để bưu điện có thể chuyển phát và liên hệ khi cần.
Gửi phiếu đăng ký về Trung tâm: Sau khi hoàn thành, thí sinh scan hoặc chụp ảnh phiếu đã điền (đảm bảo rõ thông tin và ảnh) rồi gửi file ảnh/PDF đó qua email đến Trung tâm. Địa chỉ email tiếp nhận hồ sơ đăng ký nhận chứng chỉ qua bưu điện là thuyai@ctu.edu.vn (đây là email của cán bộ phụ trách tại Trung tâm). Trong email, nên ghi rõ tiêu đề và nội dung về việc đề nghị gửi chứng chỉ qua bưu điện, kèm thông tin liên hệ.
Xác nhận và chờ nhận chứng chỉ: Sau khi nhận được phiếu đăng ký qua email, Trung tâm sẽ phản hồi xác nhận nếu hồ sơ hợp lệ. Chứng chỉ của thí sinh sẽ được Trung tâm gửi qua đường bưu điện theo địa chỉ đã cung cấp. Theo hướng dẫn của Trung tâm, chứng chỉ sẽ được chuyển đến thí sinh khoảng 1 tuần sau khi Trung tâm nhận được phiếu đăng ký (thời gian ước tính, có thể dao động tùy dịch vụ bưu chính). Thí sinh cần chú ý điện thoại để phối hợp với bưu tá khi phát thư.
Lưu ý: Dịch vụ gửi chứng chỉ qua bưu điện nhằm hỗ trợ thí sinh ở xa, do đó thí sinh có thể phải chịu phí chuyển phát (nếu có) theo quy định của bưu điện khi nhận thư. Khi gửi email đăng ký, nếu có yêu cầu đặc biệt (ví dụ gửi nhanh, bảo đảm…), thí sinh có thể trao đổi thêm với cán bộ phụ trách.
Thủ tục ủy quyền nhận thay chứng chỉ
Trong trường hợp thí sinh không thể trực tiếp đến nhận và cũng không sử dụng hình thức gửi bưu điện, thí sinh có thể ủy quyền cho người khác đến nhận thay. Thủ tục ủy quyền yêu cầu những giấy tờ và bước sau:
Giấy ủy quyền hợp lệ: Thí sinh phải lập Giấy ủy quyền nhận chứng chỉ theo đúng mẫu quy định của Trung tâm (mẫu có trên website của Trung tâm). Nội dung giấy ủy quyền cần ghi rõ thông tin của thí sinh (người ủy quyền) và của người được ủy quyền, kèm nội dung ủy quyền là nhận chứng chỉ VSTEP. Giấy ủy quyền phải được chứng thực bởi chính quyền địa phương hoặc công chứng để đảm bảo tính pháp lý.
Bản sao giấy tờ tùy thân: Khi lập giấy ủy quyền, thí sinh nên chuẩn bị bản sao CMND/CCCD của mình (người ủy quyền) và của người được ủy quyền, đính kèm cùng giấy ủy quyền. Điều này giúp Trung tâm lưu hồ sơ và đối chiếu khi cần.
Giấy tờ mang theo khi người được ủy quyền đến nhận: Người được ủy quyền khi đến nhận thay cần mang bản gốc giấy tờ tùy thân của mình (CMND/CCCD/hộ chiếu, phải trùng khớp với thông tin trên giấy ủy quyền) để đối chiếu. Đồng thời, người này xuất trình Phiếu báo dự thi (bản của thí sinh) nếu có, và nộp lại giấy ủy quyền cùng các bản sao CMND/CCCD như đã chuẩn bị.
Tại Trung tâm, cán bộ sẽ kiểm tra giấy ủy quyền (đã công chứng/xác nhận) và giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền. Nếu thông tin hợp lệ, Trung tâm sẽ tiến hành trao chứng chỉ cho người được ủy quyền. Mọi thông tin về việc ủy quyền sẽ được ghi nhận để đảm bảo minh bạch.
Các lưu ý đặc biệt
Kiểm tra email thông báo: Sau kỳ thi, thí sinh nên thường xuyên kiểm tra email cá nhân đã đăng ký để nhận thông báo từ Trung tâm (kết quả thi, thời gian nhận chứng chỉ, v.v.). Phiếu báo dự thi điện tử cũng được gửi qua email trước ngày thi, thí sinh nên lưu lại để sử dụng khi nhận chứng chỉ.
Giấy chứng nhận tạm thời: Trong trường hợp cần gấp xác nhận kết quả thi (ví dụ phục vụ xét tốt nghiệp, nộp hồ sơ trước khi có chứng chỉ chính thức), thí sinh có thể đăng ký nhận Giấy chứng nhận tạm thời do Trung tâm cấp. Thủ tục gồm điền phiếu đăng ký nhận giấy chứng nhận tạm thời (theo mẫu) và nộp trực tiếp tại Trung tâm hoặc gửi email đến Trung tâm (kèm bản scan phiếu đã điền và ký). Giấy chứng nhận tạm thời này có giá trị xác nhận tạm thời kết quả thi và thường được cấp song ngữ (Việt-Anh). Trung tâm sẽ cấp giấy chứng nhận tạm thời trong vòng 2 ngày làm việc kể từ khi nhận yêu cầu. Lưu ý đây là thủ tục tự nguyện, chỉ thực hiện nếu thí sinh có nhu cầu, Trung tâm không bắt buộc và không thu phí thêm cho giấy tạm thời này.
Giữ gìn chứng chỉ: Chứng chỉ VSTEP được cấp chỉ một lần duy nhất, do đó sau khi nhận, thí sinh cần bảo quản cẩn thận. Nếu chứng chỉ bị mất hoặc hư hỏng, việc xin cấp lại có thể rất phức tạp hoặc không được cấp lại bản gốc mà chỉ có thể xin xác nhận kết quả. Vì vậy, hãy sao y hoặc photo công chứng chứng chỉ (nếu cần) và lưu giữ bản chính ở nơi an toàn.
Liên hệ khi cần thiết: Mọi thắc mắc hoặc cần hỗ trợ về việc nhận chứng chỉ, thí sinh có thể liên hệ trực tiếp Trung tâm Đánh giá Năng lực Ngoại ngữ ĐH Cần Thơ (email: ttdgnlnn@ctu.edu.vn, ĐT: 0292 3872 295) để được hướng dẫn thêm. Trung tâm khuyến khích thí sinh chủ động liên hệ nếu sau thời gian thông báo mà vẫn chưa nhận được chứng chỉ hoặc gặp vấn đề phát sinh.
